سنجش سطح بلوغ سازمان

به‌منظور شناخت کافی از وضعیت موجود، سازمانها از ابزار ارزیابی سطح بلوغ مدیریت فرآیندها استفاده می کنند. سازمان‌ها با استفاده از ابزار فوق می‌توانند سطح بلوغ مدیریت فرآیند خود را ارزیابی نموده و پیشنهاداتی درخصوص قدم‌های لازم برای رسیدن به سطوح بالاتر دریافت نمایند.

مطابق با طبقه‌بندی APQC، وضعیت بلوغ مدیریت فرآیند در سازمان‌ها در پنج سطح زیر طبقه‌بندی می‌گردد:

آغازین (Initiate): شرکت‌هایی که در این طبقه قرار دارند، دارای هیچ فرآیند سازمان‌دهی شده‌ای نمی‌باشند. فرآیندها در این سازمان‌ها به‌صورت اقتضایی (Ad-hoc) تعریف شده، و موفقیت آن‌ها معمولا وابسته به به‌کارگیری کارکنان ماهر است.
بهبود (Develop): تعدادی از فرآیندها و پروژه‌ها سازمان‌دهی، برنامه‌ریزی، استاندارد و اندازه‌گیری شده‌اند. ساختار مدیریت فرآیند طراحی شده به سازمان کمک می‌کند تا از شیوه‌های موجود به‌خوبی نگه‌داری شده، و پروژه‌ها مطابق با برنامه‌ریزی‌های انجام شده اجرا شوند.
استاندارد شده (Standardize): در این سازمان‌ها اغلب فرآیندها تعریف و سازمان‌دهی شده، و با استفاده از ابزارها و روش‌های استاندارد، مستندسازی گردیده است. فرآیندهای استاندارد و وظایف مشخص شده به‌صورت مستمر در کل سازمان اجرا و مدیریت می‌شود. همچنین در این سازمان‌ها، فرآیندها به‌صورت کیفی قابل پیش‌بینی هستند، ولی معیار و سنجه‌ای برای اندازه‌گیری آن‌ها تعریف نشده است.
بهینه (Optimize): در این سطح، فرآیندها و زیرفرآیندها با استفاده از ابزارهای کمی و آماری کنترل می‌شوند. معیارهای عملکردی براساس نیازهای مشتری، کاربران نهایی، الزامات سازمان، و مجریان فرآیند تدوین گردیده است. کارایی فرآیندها قابل پیش‌بینی و کنترل بوده، و انحرافات فرآیندی به‌صورت مستمر شناسایی و تصحیح می‌گردد.
نوآوری (Innovate): سازمان‌هایی که در این سطح قرار دارند، به‌صورت مستمر فرآیندهای خود را براساس سنجه‌های کمی و باتوجه به انحرافات شناسایی شده بهبود می‌دهند. اهداف کمی بهبود فرآیندها تعیین شده، و در صورت لزوم اصلاح می‌گردد. بهبودهای ایجاد شده مورد ارزیابی قرار گرفته، کارکنان برای اجرای فرآیندهای جدید توان‌مند می‌گردند.

پس از شناخت سطح بلوغ مدیریت فرایندها، سازمان ها بایست استراتژی مناسب را اتخاذ کرده و نسبت به ارتقا سطح بلوغ فرایندی راهکارهای مناسب را در پیش بگیرند.