تحلیل فرآیندهای کسب و کار موجود

یکی از گام‌های اصلی بهبود فرآیندها، تحلیل فرآیندهای وضع موجود در سازمان است، در این گام باید مدل فرآیند بدست آمده از گام استخراج و شناسایی فرایندها بررسی شود تا مشکلات احتمالی آن کشف گردد.

برای بررسی مدل فرآیند بدست آمده جهت یافتن مشکلات فرآیند، پیشنهاد می‌گردد این سوالات را از خود بپرسید:

  • در کدام نقاط فرآیند، معمولاً فرآیند نیمه تمام مانده و یا دچار تأخیر می‌شود؟
  • در کدام نقاط فرآیند، معمولاً افراد درگیر در فرآیند دچار سردرگمی می‌ شوند؟
  • کدام بخش‌های فرآیند به نظر می‌آید که زمان زیاد و غیر متعارفی را صرف می‌کنند؟
  • کدام بخش‌های فرآیند باعث کاهش کیفیت خروجی‌ها می‌گردند؟
  • کدام بخش‌های فرآیند باعث ایجاد هزینه‌ای غیر قابل قبول می‌شوند؟

در این گام باید با تمام ذینفعان فرآیند از جمله آن‌ها که روی فرآیند تأثیر می‌گذارند، آن‌ها که از فرآیند تأثیر می‌پذیرند، آن‌ها که در فرآیند مسئولیتی دارند و آن‌ها که در فرآیند کاری را انجام می‌دهند، جلساتی را برگزار نمایید. از آن‌ها سوال بپرسید که نظر آن‌ها درباره‌ی فرآیند و فعالیت ‌های درون آن که خوب انجام می‌ شوند یا خیر، چیست؟ ضمناً از آن‌ها درخواست کنید تا در این گام اگر ایده‌ای برای ایجاد بهبود در فرآیند دارند، بیان کنند.

در این گام می‌توانید پس از مصاحبه با ذینفعان فرآیند، بررسی نمایید که سازمان های مشابه دیگر در خصوص فرآیند منتخب شما چگونه رفتار می‌ کنند. سازمان‌های هدف جهت مطالعه، می‌توانند رقبای شما، سازمان‌ های مشابه غیر رقیب و سازمان‌های در کلاس جهانی و دارای آن فرآیند ‌باشند. هدف در این گام، یافتن ایده‌های جدید جهت ایجاد بهبود در فرآیند می‌باشد.

برخی از تکنیک های مورد استفاده در تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار

تجزیه و تحلیل شکاف (Gap Analysis): 

این تکنیک، یکی از مفیدترین روش های تجزیه و تحلیل است. آنالیز شکاف، شامل پیدا کردن اطلاعاتی در مورد فرآیند است که آنها را از دست داده‎ اید. اطلاعات کامل فرآیند شامل ورودی ‎ها، راهنما ها، خروجی ‎ها و فعالساز‎ها خواهد بود. با تفکیک اطلاعات به این دسته‎ ها، گپ‌های اطلاعاتی مشخص می‎شوند.

تجزیه و تحلیل ارزش افزوده (Value-Added Analysis):

در این تکنیک بررسی می‎شود که آیا هر یک از فعالیت های موجود در فرآیند شما، ارزشی به فرآیند یا سازمان می‎ افزایند یا خیر. اگر خیر، آن را حذف کنید. 

تجزیه و تحلیل علت ریشه‎ ای (Root cause analysis): 

این تکنیک، برای یک مشکل، به دنبال دلایل اصلی و ریشه ‎ای می‎گردد. سپس بررسی می ‎شود که چه کاری می‎ توان برای حل آن انجام داد. این روش از آنچه که “نمودار استخوان ماهی”، نمودار Ishikawa یا “نمودار علت و اثر” نامیده می ‎شود، استفاده می‎ کند. این نمودار تمام علل ممکن را به اثرات خاص مرتبط می ‎کند. پیدا کردن علت واقعی مشکل، یک علم نیست. بلکه یک تکنیک است که مکرراً می پرسد چرا هر چیزی به شکل فعلی خودش است.

فهرست